2-1.請求と出荷のズレ

お金モノの流れの違いが、在庫を狂わす原因となる場合があります。

基幹システム・販売管理システムでは、売上を立てると連動して在庫が引き落とされます。
こうしたシステムで「モノは今月だけど、売上は来月」といった、モノの流れとお金の流れが異なるような取引を行れば、在庫は確実にズレます。

モノとお金の流れが異なるこの例の場合、
「モノは先に欲しいけど、お金の払いは遅らせたい」
と、取引先が都合のよい要求をしている場合もあるでしょう。

また、営業マンが
「今月は売上を達成したから、売上を来月にズラしたい」
という理由で、自発的にズラしているかもしれません。

今では、こうした処理は減ってきているとは思います。
しかし、従来の商慣習もあり、今でもこのようなイレギュラー処理を許容しているケースもあるでしょう。

こうした場合、実際の在庫は出荷して無くなっているにも関わらず、
PC画面ではまだ在庫があるものとして表示されます。
画面上では実際よりも多く表示されてしまうのです。

出荷できると思いユーザへ納期回答したけど、出荷する段階で欠品が発覚!
そんな混乱が発生します。

出荷できると思いユーザへ納期回答したけど、出荷する段階で欠品が発覚!

まずは、こうした営業部門におけるイレギュラー処理がないか確認してください。
もしあれば、イレギュラー処理を無くせないのかを検討。
無くせないなら、システム上で在庫状態(ステータス)を「出荷済」に変更したり、「擬似倉庫」へ移動するなど、通常在庫と識別できるようにしてください。

また、物流用サブシステムとして倉庫管理システムを導入している場合には、実在庫は倉庫管理システムで管理すると割り切って運用される場合もあります。